icomedias Parliament|Workflow: Funktionen für den Sitzungsdienst

Definition von Zielgruppen und WorkflowsZentrales Element von Workflow und Dokumentenlenkung ist die Adressierung an eine oder mehrere Empfänger (etwa Abgeordnete, Regierung etc.) und Empfängergruppen. Die Definition der Workflows mit allen Ausprägungen erfolgt im integrierten Workflow-Editor. Je Workflow können verschiedene Verständigungs-, Reaktions- und Eskalationsmechanismen gewählt werden. Freigaben und Signaturen können sequenziell, parallel oder bis zum Erreichen einer Mindestunterschriftenzahl eingestellt werden.

Automatische Zuordnung der PersonenDie Zuordnung der Abgeordneten, Mitarbeiter und Verwaltung zu den Empfängerkreisen der Verteilung und Lenkung erfolgt direkt im Workflow-System oder durch Datenabgleich mit bereits bestehenden Benutzerverwaltungs-Systemen wie beispielsweise einer SAP-Personalverwaltung.

Filter für die Klassifizierung von DokumentenJedes Dokument wird seinem Typ entsprechend eingestuft und einem Workflow zugeordnet. Zusätzlich kann der Ersteller für jedes Dokument thematische Zuordnungen auswählen und Indizierungsbegriffe definieren.

Nachvollziehbare Zustell- und LeseprotokolleDokumente – wie zum Beispiel Anträge, Tagesordnungen und Beschlüsse – können den jeweiligen Empfängern in einem definierten Workflow aktiv zugestellt werden. Aus den Zustell- und Leseprotokollen ist jederzeit nachvollziehbar, wann welche Inhalte zur Kenntnis gebracht und vom Benutzer gelesen, freigegeben oder unterschrieben wurden.

Versionierung und ÄnderungsprotokollFür alle Parlaments-Dokumente und Stücke ist das detaillierte Änderungsprotokoll jederzeit per Mausklick einsehbar: Wann wurde von wem und warum eine Modifikation durchgeführt. Die historischen Versionen werden systematisch protokolliert.

Automatische Dokument-VorlagenAlle neu anzulegenden elektronischen Workflow-Dokumente werden automatisch auf Basis von Templates als Vorlagen dem Ersteller zur Verfügung gestellt. Je nach Art des Stücks wird das Titelblatt mit einer Kopfstanze (auch in Microsoft Word DOC und Adobe Acrobat PDF) des Parlaments belegt.

Workflow-Zustellung an RegierungDer Workflow des Parlaments kann auf die Regierung ausgedehnt werden. So können Stücke ohne Medienbruch direkt weiter bearbeitet werden. Erfolgt keine Koppelung, werden die Stücke per E-Mail an die Regierungsstellen übermittelt.

Umfangreiche SuchfunktionDie erweiterte Suche gewährleistet ein schnelles Auffinden der gewünschten Information. Neben der Volltextsuche können eine Reihe von Filtern (wie Themen, Ersteller, Bereiche, Dokumentenart oder Fristen) definiert werden.